Capítulo 8 - Gestão profissional de eventos

Eventos são acontecimentos previamente planejados com objetivos pré-definidos. Na perspectiva da comunicação, sua função está ligada ao relacionamento com públicos específicos, para fortalecer a identidade e consolidar a imagem institucional.

O IFSC planeja, organiza, promove e apoia um conjunto amplo e diversificado de eventos buscando estabelecer interação com os seus públicos estratégicos, internos e externos.

Por sua característica de reunir, em um mesmo momento, uma grande diversidade de pessoas, os eventos devem ser considerados como uma oportunidade de comunicação da instituição com os seus públicos estratégicos.

Caracterização de eventos

Os eventos podem ser de âmbito local, regional, nacional e internacional e, para que tenham participação efetiva do IFSC, precisam estar em sintonia com os princípios institucionais.

Além disso, podem ser de âmbito sistêmico, quando abrangerem todos os câmpus do IFSC, ou local, quando envolverem um ou mais câmpus da instituição.

A natureza do evento define, em princípio, sua amplitude, o perfil dos públicos a serem envolvidos e, portanto, as características de sua organização, conforme estabelecido pelo Guia de eventos, cerimonial e protocolo para a Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica.

Dependendo do formato do evento, eles também podem ser caracterizados como presenciais, virtuais ou híbridos - quando realizados com público presencial e também on-line.

Independentemente do porte, abrangência ou forma de realização do evento, sua organização deve sempre ser tratada de forma profissional, com a ciência ou envolvimento da Diretoria de Comunicação (Dircom) do IFSC.

Gestão estratégica e profissional de eventos

Dada a importância estratégica dos eventos para o aumento da visibilidade e reforço da imagem institucional, estes precisam ser planejados e executados de forma profissional. Para tanto, o IFSC deve dispor de uma estrutura profissional capaz de atender com competência esses importantes canais de relacionamento.

A gestão dos eventos pode ser descentralizada, levando-se em conta as características da instituição e a especificidade de cada evento. Assim, eventos locais, com abrangência e público definidos, podem ser coordenados pelos câmpus, com ciência da Dircom. Por outro lado, eventos de caráter sistêmico devem estar sob a responsabilidade da Diretoria da Comunicação, com a necessária participação, em cada caso, das áreas ou setores diretamente envolvidos.

A proposta de participação em eventos, bem como de sua promoção, deve ser encaminhada com antecedência à Comunicação, tendo em vista o porte, a abrangência e, consequentemente, os esforços necessários para sua organização por parte do IFSC.

O IFSC deve dispor de um Manual Operacional para Eventos Promovidos pelo IFSC (em desenvolvimento), no qual constem as informações necessárias para os servidores interessados em promover um evento e também para dar suporte à operacionalização dos eventos nos câmpus.

Não se recomenda a participação do IFSC na promoção, realização ou apoio de um evento, se não houver condições adequadas para que essa atuação ocorra de forma profissional ou em situações que não permitam antever o cumprimento de seus objetivos institucionais.

Para favorecer o planejamento, a divulgação e a análise da sua participação nos eventos, o IFSC deve organizar anualmente um Calendário de Eventos, com a explicitação do título do evento, da data e local, da sua programação, dos públicos envolvidos, dos resultados esperados, do setor proponente e da forma de participação da instituição. Esse calendário deve estar acessível por meio dos canais de comunicação aos públicos internos e externos.

Planejamento

O planejamento é a etapa mais importante para a gestão profissional dos eventos e deve contar com a participação de todas as áreas diretamente envolvidas, não sendo uma atividade exclusiva do setor de eventos e/ou Comunicação. Além disso, deve ser realizado com antecedência compatível com o porte do evento.

O planejamento dos eventos deve considerar, sobretudo: a) os objetivos e os benefícios institucionais; b) o caráter estratégico dos públicos a que se destinam; c) aspectos básicos de sua organização, como a estrutura e os recursos necessários; d) as instâncias de divulgação antes, durante e após a realização do evento, com a adequada menção à forma de participação do IFSC; e) avaliação do retorno do evento em relação aos objetivos pré-definidos.

Para definir a data do evento, deve-se levar em consideração o Calendário de Eventos e a agenda institucional, a fim de evitar a sobreposição de datas, especialmente em eventos de grande porte e/ou com público similar.

O Manual Operacional para Eventos Promovidos pelo IFSC (em desenvolvimento) deve trazer modelos e informações adicionais para a elaboração do planejamento de um evento.

Realização de formaturas

O IFSC realiza cerimônias de formatura como forma de valorizar a conquista dos seus estudantes e demonstrar, simbolicamente, que a instituição está cumprindo seus objetivos e entregando profissionais qualificados para a sociedade. As formaturas são um momento fundamental para o cumprimento da missão institucional de promover a inclusão e formar cidadãos, no qual estão presentes diversos públicos estratégicos da instituição.

Sua organização deve ser tratada de forma profissional, seguindo estritamente os princípios do cerimonial estabelecidos pelo Guia de eventos, cerimonial e protocolo para a Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica. A Dircom disponibiliza modelos de roteiros para cada tipo de solenidade realizada pelo IFSC.

As colações de grau precisam também atender à Resolução do Colegiado de Ensino, Pesquisa e Extensão (CEPE) que regulamenta a outorga de grau dos cursos de graduação do IFSC.

Divulgação de eventos

Os eventos de interesse institucional devem ser assunto dos canais de comunicação do IFSC, que promoverá a sua divulgação antes, durante e/ou após a sua realização - conforme pertinência, ressaltando a sua importância para o atendimento aos objetivos institucionais.

Para potencializar este trabalho de disseminação, recomenda-se que seja elaborado um plano de comunicação do evento, com a previsão das etapas de divulgação e cobertura do evento.

Este plano deve ser construído pelos responsáveis pelo evento em conjunto com a Comunicação do IFSC e pode contemplar, de acordo com as necessidades do evento, a elaboração de identidade visual e materiais promocionais, a criação de site, a divulgação para os públicos internos e externos, por exemplo. O modelo para a elaboração deste plano deverá ser consultado no Manual Operacional para Eventos Promovidos pelo IFSC (em desenvolvimento).

Apoio e participação em eventos externos

A promoção, a realização e o apoio de eventos devem obedecer a critérios definidos, tendo em vista o impacto que podem ter na imagem e na reputação do IFSC. Isso implica uma necessária análise de cada um deles sob essa perspectiva. Não é recomendável, por exemplo, associar-se a eventos que possam promover conflitos, em função de temáticas ou parcerias, no campo político, social ou técnico-científico.

A decisão sobre o apoio a eventos externos ao IFSC deve ser submetida à Dircom ou ao setor de comunicação do câmpus, que analisará a pertinência da participação do IFSC. Recomenda-se que o câmpus mantenha a Dircom ciente dos eventos externos locais que terão apoio do IFSC.

No caso de eventos realizados em conjunto com outras organizações, ou quando da captação de eventos técnico-científicos externos para realização pelo IFSC, por exemplo, é preciso atentar-se para a formalização da participação institucional na organização do evento. Nesta formalização é importante deixar claro o papel da instituição, com a definição de recursos (financeiros, humanos e materiais) que estarão contemplados. Orientações sobre este processo serão disponibilizadas pela Diretoria de Comunicação.

Avaliação do evento

É essencial que a proposta de realização, promoção e apoio de um evento inclua instrumentos de avaliação das condições de sua organização e de seu retorno institucional. Essa avaliação deve estar em sintonia com os objetivos, recursos utilizados, condições de realização e impacto nos públicos estratégicos, conforme definidos no seu planejamento.

Os instrumentos de avaliação dos resultados obtidos pela realização, promoção ou apoio a eventos devem incorporar, inclusive, sondagem com os públicos nele envolvidos, durante ou após a sua realização.

O Manual Operacional para Eventos Promovidos pelo IFSC (em desenvolvimento) traz as orientações para essa avaliação.

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